Pourquoi utiliser un Logiciel de Recrutement ? 10 avantages pour votre entreprise 

Utiliser un logiciel de recrutement, ou ATS (Applicant Tracking System), est la meilleure manière d’optimiser les processus de recrutement de votre entreprise. Il permet non seulement de gagner du temps en simplifiant la gestion des candidatures, mais aussi d’améliorer l’expérience candidat. 

Aujourd’hui, recruter sans un logiciel de recrutement risque d’entraîner des délais d’embauche très longs, des erreurs de recrutement, et, de ce fait, de coûter cher à l’entreprise. Si vous hésitez encore à vous équiper d’un logiciel de recrutement, Intuition Software vous donne 10 bonnes raisons d’utiliser un ATS pour gérer efficacement chaque étape de vos processus de recrutement. 

1. Gagner du temps et réduire les coûts

Gérer manuellement l’ensemble des tâches liées au recrutement peut rapidement devenir très chronophage pour les recruteurs. Utiliser un logiciel de recrutement permet de gagner énormément de temps en automatisant un grand nombre de tâches, comme : 

• La diffusion des annonces,
• Le parsing des CV,
• La planification des entretiens, 
• L’envoi d’e-mails de refus et de confirmation.

En facilitant certaines tâches administratives, les délais associés au processus de recrutement se réduisent efficacement et le logiciel de recrutement permet au recruteur de se concentrer sur ce qui importe vraiment lors d’un recrutement : l’échange avec les candidats, les entretiens, l’onboarding, etc. 

Grâce à un outil de recrutement, comme notre logiciel JobAffinity, les coûts de l’embauche sont également réduits. Il vous permet d’éviter des frais dispensables, comme les annonces prolongées sur les jobboards, les coûts des agences de recrutement ou encore les pertes de productivité lorsque les postes sont trop longtemps vacants. 

Ainsi, le processus de recrutement est optimisé et est moins coûteux pour l’entreprise, qui peut utiliser ce budget dans le développement des équipes ou des projets.

Un ATS permet enfin d’éviter les erreurs humaines, comme le fait d’oublier de répondre à un candidat ou de planifier un entretien. L’automatisation rend donc le processus de recrutement plus fluide et plus fiable, tout en réduisant le temps nécessaire pour chaque étape.

2. Améliorer le taux de candidatures avec la multidiffusion

Un logiciel de recrutement permet d’automatiser la publication des offres d’emploi sur plusieurs canaux différents en même temps (réseaux sociaux, site emploi, jobboards ou encore page carrière), et ce, en quelques clics seulement. Avec une meilleure visibilité, cela permet de toucher un large éventail de candidats potentiels et donc de recevoir plus de candidatures. 

D’autre part, un logiciel ATS améliore l’expérience candidat grâce à des formulaires intelligents et une navigation fluide qui donnera davantage envie de postuler. Par exemple, il est possible de mettre en place des formulaires personnalisables avec des questions spécifiques à l’embauche en question et ainsi récolter des informations précises au sujet des candidats.

3. Améliorer l’attractivité des offres d’emploi

Un outil de recrutement peut aussi aider à rendre les offres d’emploi plus percutantes et plus engageantes, grâce à des modèles de rédaction qui gardent une ligne éditoriale pertinente. Avoir un modèle d’offre d’emploi efficace permet d’attirer plus de talents qui correspondent précisément aux besoins de l’entreprise. 

4. Simplifier le traitement des candidatures

Trier parmi toutes les candidatures peut devenir un vrai casse-tête, notamment lorsqu’il y en a un grand nombre ou lorsqu’il y a plusieurs offres disponibles. Un logiciel de recrutement va simplifier le traitement des candidatures, en les centralisant dans une seule interface , permettant d’avoir une vue d’ensemble immédiate de tous les profils. 

De plus, un logiciel ATS permet de filtrer et de définir des critères personnalisés pour comparer et trouver les meilleurs profils qui correspondent aux besoins de l’entreprise. C’est ce qu’on appelle le parsing des CV, fonctionnalité qui permet d’extraire et d’organiser rapidement les informations clé de chaque CV (expérience, compétences, formations, etc.) de manière automatique.

Un logiciel de recrutement permet également de suivre l’évolution des candidatures tout au long du processus, de la réception du CV jusqu’à l’entretien final, garantissant une meilleure organisation et communication. Il est ainsi possible d’envoyer des e-mails personnalisés et de mettre à jour l’état des candidatures en quelques clics.

5. Créer une CVthèque efficace

En plus de faciliter la gestion des candidatures pour des postes ouverts, un logiciel de recrutement permet également de créer une CVthèque, une base de données centralisée des candidats que vous avez rencontrés ou qui ont postulé par le passé. 

Cette CVthèque peut être une ressource précieuse lorsque vous avez de nouveaux besoins de recrutement ou que vous cherchez à constituer un vivier de talents. En effet, un profil qui ne correspond pas à une certaine offre d’emploi n’est pas forcément inintéressant et peut être conservé pour des offres futures.

Et, une fois la CVthèque mise en place, elle permet d’accéder rapidement à tous les profils et aux informations des candidats et de localiser le ou les profils intéressants, faisant gagner énormément de temps au recruteur. 

6. Recruter en fonction des soft skills 

Les soft skills, les compétences de savoir-être, sont aujourd’hui très importantes dans le processus de recrutement. Un logiciel de recrutement comme JobAffinity permet de créer des formulaires personnalisés qui identifient les soft skills des candidats et aident à déterminer quels sont les profils qui correspondent le mieux à la culture de l’entreprise. 

Ces formulaires peuvent inclure des questions spécifiques sur la gestion du stress, la communication, ou la capacité à travailler en équipe, offrant ainsi une évaluation plus complète des candidats, au-delà de leur CV technique.

7. Optimiser l’expérience candidat

Aujourd’hui, l’expérience candidat est aussi importante que l’expérience client. Un mauvais processus de recrutement peut ternir l’image d’une entreprise et impacter sa marque employeur. Or, un logiciel de recrutement permet de faciliter les interactions, la communication et la transparence avec les candidats pour optimiser leur expérience. Par exemple, un recruteur qui garantit que chaque candidat reçoit une réponse, qu’elle soit positive ou non, renverra une image positive de l’entreprise. 

L’automatisation des réponses, l’accès facilité aux informations sur une seule interface, et un suivi régulier des étapes du processus de recrutement proposés par les logiciels de recrutement contribuent également à offrir une expérience fluide et agréable aux candidats. 

Vous pouvez vous démarquer en intégrant, par exemple, des témoignages vidéos de vos collaborateurs, en créant des fiches métiers ou en créant une partie blog directement sur votre site carrière.

8. Mettre en place un recrutement collaboratif

Le processus de recrutement peut être assez fastidieux, surtout lorsqu’il implique plusieurs personnes ou plusieurs équipes au sein de l’entreprise : managers, responsables de services, collaborateurs, etc. Pour améliorer cette collaboration, le logiciel de recrutement permet d’intégrer facilement plusieurs acteurs de l’entreprise dans le processus de sélection des candidats en centralisant les informations et en les rendant accessibles à tous.

Grâce aux fonctionnalités collaboratives d’un outil ATS, chacun peut suivre les différentes étapes du processus d’embauche, partager son avis ou commenter une candidature, ce qui assure de sélectionner le meilleur candidat possible. 

9. Suivre les indicateurs de recrutement

Un des gros avantages à utiliser un logiciel de recrutement vient de la possibilité de suivre et d’analyser des indicateurs de performance clé (KPI) tels que : le délai moyen de recrutement, le taux de conversion des candidatures ou encore le coût par embauche. 

Il s’agit de données essentielles pour évaluer l’efficacité d’un processus de recrutement et ajuster la stratégie en conséquence. Avec un ATS de recrutement, vous pouvez obtenir des rapports détaillés sur chaque campagne de recrutement, afin d’identifier les points forts et les points qui seront à améliorer.

10. Garantir la conformité RGPD 

La conformité au RGPD garantit que les données personnelles des candidats sont traitées de manière sécurisée et transparente, ce qui n’est pas toujours simple à gérer pour une entreprise. Un logiciel de recrutement permet de vérifier que les informations collectées (CV, coordonnées, informations personnelles) soient bien stockées et utilisées en respectant les droits des candidats à l’accès, à la rectification ou à la suppression de leurs données.

De plus, un logiciel de recrutement permet de configurer des procédures pour informer automatiquement les candidats de la façon dont leurs données sont utilisées. En assurant la conformité RGPD, le recruteur renforce la réputation de l’entreprise, donne confiance aux candidats et évite des sanctions potentielles.