Bien choisir son ATS, c’est s’assurer de mieux recruter, de gagner du temps et d’offrir une meilleure expérience aux candidats. Mais au moment de choisir, il peut être difficile pour les équipes RH de savoir quel est le meilleur logiciel, et de potentiellement faire des erreurs qui peuvent leur coûter cher, financièrement comme au niveau de leurs recrutements.
Vous souhaitez vous équiper d’un logiciel de recrutement ? JobAffinity vous présente les 8 erreurs les plus communes à éviter et les bonnes pratiques à adopter pour bien choisir votre logiciel ATS.
Quelles sont les 8 erreurs les plus fréquentes à éviter dans le choix d’un ATS ?
Le plus souvent, les erreurs les plus fréquentes lors du choix d’un logiciel ATS reposent sur des bonnes intentions : opter pour un fournisseur qu’on connaît, choisir un outil abordable, penser aux fonctionnalités les plus pratiques sans prendre en compte vos besoins ou les enjeux de sécurité, etc.
Avant de choisir votre outil de recrutement, découvrez les 8 erreurs à ne pas commettre, et nos solutions pour faire le bon choix.
- Choisir l’ATS par rapport au fournisseur, et non par rapport à vos besoins
La première erreur, dans le choix d’un ATS, est de se précipiter vers un ATS connu où avec lequel on a déjà des relations (utilisant déjà un logiciel de paie par exemple), sans déterminer ses besoins. En effet, choisir l’ATS d’une entreprise simplement parce que le fournisseur réputé ne signifie pas nécessairement qu’il répondra à vos besoins précis.
Au contraire, se baser uniquement sur la réputation ou la visibilité, peut amener votre entreprise à opter pour un logiciel ATS qui ne sera pas adapté à votre stratégie de recrutement et compliquera plus vos processus qu’il ne les facilitera.
La solution ? D’abord, déterminez vos besoins en recrutement. Souhaitez-vous prioriser une optimisation de la publication des offres d’emploi, la possibilité de créer des viviers de candidats, d’automatiser le parcours candidat, ou d’améliorer la collaboration entre les équipes ? Établir vos besoins en amont, en consultant notamment vos équipes, vous permet de mieux cerner les types d’ATS qui répondront efficacement à votre entreprise.
- Choisir le moins cher du marché
Choisir l’ATS le moins cher du marché peut être tentant, notamment si vous êtes une petite structure avec des contraintes budgétaires, mais un coût trop bas cache souvent des limites, une absence de qualité, voire des coûts cachés. Fonctionnalités basiques, manque de personnalisation, manque d’accompagnement ou de support client, expérience utilisateur peu intuitive, etc. Le pas cher peut vous coûter cher.
La solution ? Considérez bien évidemment le coût d’un ATS, mais valorisez plus la valeur que cet ATS apportera à votre entreprise à long terme : réduction des coûts de recrutement, optimisation des processus, augmentation de la productivité, etc. L’idéal, c’est un logiciel ATS qui vous propose toutes les fonctionnalités essentielles à vos objectifs de recrutement et rentre dans votre budget.
JobAffinity, c’est une tarification claire, sans surprise, qui s’adapte à votre budget sans compromis sur les fonctionnalités ou la qualité des services. Découvrez nos différents tarifs et contactez nos équipes pour déterminer ensemble la meilleure solution à vos besoins.
- Ignorer l’expérience utilisateur de vos équipes et des candidats
Un logiciel de suivi des candidatures trop complexe ou peu intuitif peut frustrer vos équipes de recrutement et ralentir tout le processus, en plus de causer des erreurs. L’expérience utilisateur (UX) est un aspect essentiel à considérer pour garantir une utilisation optimale du logiciel.
De plus, si vous ne vous concentrez que sur le point de vue du recruteur, et non du candidat également, vous risquez de créer une mauvaise expérience candidat. Un parcours candidature trop confus, trop complexe ou trop long peut entraîner des taux d’abandon élevés, une marque employeur négative, et surtout, la perte de talents qualifiés pour les postes à pourvoir.
La solution ? Privilégier un ATS qui est facile et pratique à utiliser par vos équipes, qui permet un usage efficace des fonctionnalités (création et publication d’offres d’emploi, recherche de candidats, planification des entretiens, etc.) De même, assurez-vous que le logiciel soit également adapté aux habitudes d’utilisation des candidats : interface simple et intuitive, optimisation pour mobile, communication automatique et personnalisée, etc. Avant d’opter pour un ATS, demandez un test du parcours candidat.
- Ne pas penser à l’évolutivité de l’ATS
Si un ATS peut fonctionner pour des besoins à court terme, ne pas prendre en compte la vision à long terme de votre entreprise peut être une erreur qui vous coûtera cher. En effet, un ATS est un investissement à long terme qui doit pouvoir évoluer avec votre entreprise, s’adaptant aux changements de vos besoins en recrutement, à votre stratégie de croissance, ainsi qu’aux évolutions du secteur.
La solution ? Choisissez un ATS flexible qui saura évoluer avec vos besoins, en prenant en compte la croissance future de votre entreprise. Par exemple, vérifiez les capacités des bases de données proposées pour éviter d’avoir des migrations fréquentes chronophages et coûteuses, ou l’intégration de l’IA pour faciliter encore plus vos processus de recrutement.
- Négliger les capacités d’intégration
Un ATS, s’il peut fonctionner de manière isolée sur certains aspects du recrutement, peut rapidement limiter vos processus et votre efficacité s’il ne peut être intégré et fonctionner de manière fluide avec d’autres logiciels : CRM, outils d’onboarding, jobboards, logiciel de paie, logiciels RH.
Si une intégration fluide n’est pas possible, cela risque d’entraîner des silos de données et du travail redondant qui alourdit les opérations quotidiennes.
La solution ? Optez pour un logiciel ATS qui permet l’accès à une API ouverte ou une intégration avec les différents outils nécessaires au fonctionnement interne de votre entreprise. Pour cela, listez tous les logiciels que vous utilisez et vérifiez leur compatibilité avec l’ATS.
- Ignorer et sous-estimer les avis clients
Les retours d’expérience permettent de voir au-delà du discours commercial et de vérifier ce que pensent réellement les clients : satisfaction générale des utilisateurs, problèmes qu’ils peuvent rencontrer, interactions avec l’ATS, etc.
Ignorer ces avis, ou ne regarder que ceux présentés par le site, vous expose au risque de passer à côté d’informations précieuses quant au fonctionnement, à l’utilisation ou à la relation client avec le logiciel.
La solution ? Vérifiez les avis et les témoignages de l’ATS sur différentes plateformes et analysez les retours, positifs comme négatifs, pour mieux anticiper.
- Compromettre la sécurité des données
Ne pas prendre en compte la sécurité des données enregistrées par votre ATS est une grave erreur. En effet, celui-ci gère constamment des données sensibles : CV, informations personnelles, historiques de candidatures, etc.
Ainsi, vous devez absolument vous assurer que le logiciel choisi est conforme à la RGPD. Sinon, vous vous exposez à des sanctions administratives et pénales lourdes, à la perte des données conservées, et risquez d’endommager votre réputation.
La solution ? Vérifiez sur les sites des logiciels si la conformité RGDP est bien appliquée, de même que les certifications de sécurité du fournisseur, comme ISO 27001. Vérifiez également que le logiciel est bien hébergé sur des serveurs sécurisés et régulièrement mis à jour.
- Ne pas choisir un ATS basé sur le Cloud
S’il peut être rassurant d’opter pour un ATS basé sur un système traditionnel ou On-Premise, choisir un ATS basé sur le cloud vous offre une plus grande flexibilité, une plus grande évolutivité, et un accès libre au logiciel peu importe l’endroit où vous vous trouvez et quel que soit votre support (mobile, tablette, ordinateur).
De plus, les ATS traditionnelles entraînent généralement des coûts supplémentaires : besoin de serveurs, maintenances et mises à jour manuelles, etc. Un logiciel de recrutement sur le Cloud, lui, se met à jour automatiquement avec les dernières fonctionnalités et les dernières mesures de sécurité, assurant un processus de recrutement sûr et efficace.
La solution ? JobAffinity ! Notre logiciel ATS, conçu par des recruteurs, pour des recruteurs, est basé sur le Cloud, s’adaptant à vos besoins et à votre évolution. Pas de coût de maintenance ou de serveur, vous ne payez que pour les fonctionnalités dont vous avez besoin.
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Quelles questions vous poser avant de choisir votre ATS ?
Avant de choisir un ATS, il est important de vous poser les bonnes questions en amont pour éviter de choisir un outil inadapté et d’investir dans une solution qui ne correspond pas aux besoins de votre structure.
- Quels sont nos objectifs de recrutement ?
Est-ce que vous avez besoin de recruter rapidement ? D’améliorer l’expérience candidat ? D’automatiser certaines tâches pour gagner du temps ? De toucher plus de candidats ? De créer un site carrière intuitif et attractif ?
Clarifier vos besoins réels et vos priorités pour mieux orienter votre choix d’ATS.
- Combien de personnes vont utiliser l’ATS ?
Un logiciel adapté à une PME ne sera pas forcément adapté à une grande entreprise multisites, et vice-versa. Une PME aura, par exemple, souvent besoin d’un outil simple, rapide à prendre en main et centré sur l’essentiel. À l’inverse, une grande entreprise devra pouvoir gérer plusieurs workflows en parallèle, collaborer entre différents sites, etc.
- Quels sont les volumes de recrutement de l’entreprise ?
Selon les offres publiées chaque mois, le volume de candidatures reçues ou encore la fréquence de campagne de recrutement, les fonctionnalités nécessaires de l’ATS choisi ne seront pas les mêmes.
- Est-ce que l’entreprise utilise déjà des outils, si oui, lesquels ?
Il est important d’avoir bien en tête les outils (SIRH, outil de signature, messagerie, jobboards) que vous utilisez et si les intégrer est possible avec l’ATS que vous choisissez.
- Quel est le budget disponible ?
Si le budget est une contrainte, vous devez prêter attention au système de facturation des ATS. Certains ATS facturent par utilisateur, d’autres par nombre de recrutements. D’autres imposent des frais d’installation. Selon la méthode de facturation, certains ATS seront plus adaptés à votre budget que d’autres.
Pour choisir le bon ATS pour votre entreprise, c’est simple : prenez le temps de bien définir vos besoins en recrutement et de vous poser les bonnes questions en amont. Et pour éviter les erreurs courantes, revenez sur cet article.
Chez JobAffinity, nous sommes convaincus qu’un logiciel de recrutement doit être un allié du quotidien : simple à utiliser, adapté à votre réalité du terrain, et conçu pour vous faire gagner du temps. Notre mission est d’accompagner les équipes RH dans leurs défis, en leur apportant un outil fiable, évolutif et pensé pour la performance.
Vous souhaitez aller plus loin ? Nos équipes sont à votre écoute pour vous aider à identifier la solution qui vous correspond vraiment.
