ATS, SIRH, fiche de poste, utiliser les bons outils de recrutement est capital pour optimiser efficacement vos processus d’embauche et, avec les bons profils, augmenter les performances de votre entreprise. En effet, avec les outils adaptés, il devient plus simple d’attirer les talents recherchés et de faire face aux défis du marché de l’emploi, tout en valorisant votre marque employeur.
Toutefois, parmi tous les outils de recrutement disponibles sur le marché, comment savoir lesquels sont vraiment adaptés aux besoins de votre entreprise ? JobAffinity vous liste les meilleurs outils de recrutement et leurs avantages pour optimiser vos processus d’embauche.
Les outils de recrutement en résumé
- Les outils de recrutement sont conçus pour couvrir et faciliter toutes les étapes du processus d’embauche : publication des offres, gestion des candidatures, tri des CV, entretiens, intégration des nouveaux collaborateurs ;
- Leur objectif principal est de simplifier et d’optimiser les tâches des recruteurs tout en garantissant une expérience fluide et positive pour les candidats ;
- Pour une entreprise, investir dans les bons outils de recrutement permet non seulement de s’assurer de trouver les meilleurs talents, mais aussi de renforcer l’attractivité de l’entreprise.
Quels sont les meilleurs outils de recrutement ?
Le meilleur outil de recrutement pour une entreprise, quelle que soit sa taille, est le logiciel de recrutement, offrant une solution tout-en-un pratique et personnalisable. En plus du logiciel de recrutement, les meilleurs outils de recrutement à utiliser sont divisés selon les étapes de recrutement :
- Définition des besoins de recrutement,
- Attraction des candidats,
- Sélection des candidats,
- Communication avec les candidats,
- Onboarding des candidats.
Le logiciel de recrutement, l’outil indispensable pour gérer les candidatures et optimiser ses processus
Le meilleur outil général pour la gestion des candidatures est le logiciel ATS (Applicant Tracking System en anglais), centralisant toutes les informations liées au processus de recrutement, pour faciliter le suivi des candidats.
Idéal tant pour le secteur privé que pour le secteur public, le logiciel ATS est un outil collaboratif et personnalisable qui vous permet de répondre rapidement aux enjeux du recrutement : attirer les bons talents et gagner du temps sur les tâches chronophages.
Notre logiciel de recrutement JobAffinity vous offre une flexibilité et une personnalisation complète pour optimiser vos processus d’embauche, gagner du temps et vous concentrer sur les tâches qui importent réellement. Grâce à notre outil de recrutement 100 % français, vous pouvez notamment multidiffuser des offres d’emplois, répondre en un clic aux candidatures, filtrer les CV ou encore collaborer avec les équipes RH en temps réel.
Dans une vision plus globale, le SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) est un outil de recrutement pratique qui permet de gérer et d’automatiser l’ensemble des processus RH. Cela va du recrutement à la gestion administrative, en passant par la formation. Avec le SIRH, les recruteurs gagnent en temps et en efficacité, tout en favorisant la collaboration entre les équipes.
Quels outils de recrutement pour définir le besoin de recrutement ?
La fiche de poste et l’offre d’emploi sont les meilleurs outils pour définir et structurer correctement le besoin en recrutement. Plus les fiches de poste et les offres d’emploi sont précises et bien rédigées, plus le recruteur aura de chance de cibler le candidat idéal :
- La fiche de poste permet aux recruteurs de définir clairement les missions et les objectifs du poste à pourvoir, ainsi que les responsabilités du futur collaborateur. Il est essentiel que les attentes sur ce poste soient claires et bien expliquées, pour éviter de cibler les mauvais candidats.
- L’offre d’emploi, elle, est l’annonce publique du poste à pourvoir. Elle doit reprendre ce qu’on trouve dans la fiche de poste (missions, compétences recherchées), mais aussi donner envie aux candidats de postuler.
Un logiciel ATS comme JobAffinity vous aide à créer des modèles d’annonce afin d’être sûr de ne pas faire de faute d’orthographe, de bien reprendre la charte graphique et éditoriale de l’entreprise, et vous assurer d’éviter les erreurs qui pourraient nuire à l’attractivité de l’annonce.
Quels outils recrutement pour attirer les candidats ?
Pour attirer les candidats, il est nécessaire d’avoir un site carrière, une présence sur les réseaux sociaux ainsi que sur différents jobboards.
- Le site carrière : reflet de l’entreprise et de la marque employeur. Il s’agit d’un espace dans lequel l’entreprise peut publier ses offres d’emploi en mettant en avant ses valeurs et sa culture d’entreprise. Ce site carrière est important, car, en promouvant efficacement la marque employeur de l’entreprise, il va donner envie aux candidats de postuler.
- Les réseaux sociaux : les plateformes comme LinkedIn ou même Instagram sont cruciales pour promouvoir les offres d’emploi et atteindre une audience variée plus large (restant qualifiée). On parle alors de social recruiting.
- Les jobboards : les jobboards, ou site emploi, sont des plateformes qui permettent au recruteur de diffuser des offres d’emploi à grande échelle. Très visible sur les moteurs de recherche, c’est l’outil de recrutement le plus utilisé par les recruteurs et par les candidats. Avec notre logiciel ATS JobAffinity, vous pouvez mettre en place la multidiffusion des offres sur ces différentes plateformes et gagner du temps pour atteindre davantage de candidats (publication des offres, mise à jour selon les besoins, etc.).
Quels outils de recrutement pour sélection les candidats ?
Pour qu’un processus d’embauche soit efficace, il faut que la sélection des candidatures le soit aussi. Des outils pour le recrutement comme une cvthèque, la cooptation ou encore la grille d’entretien permettent d’optimiser la sélection des candidats.
- La cvthèque : base de données de CVs très efficace pour rechercher et cibler différents profils en fonction des filtres choisis et des compétences dont a besoin le recruteur. Cet outil permet aussi au recruteur de se constituer un vivier de candidats dans lequel il pourra aller piocher lors de l’ouverture d’un futur poste.
- La cooptation : mode de recrutement participatif où les employés recommandent quelqu’un de leur entourage pour un poste spécifique. Cet outil encourage les employés à être les ambassadeurs de leur entreprise et à la promouvoir auprès de potentiels candidats. Ce mode de recrutement peut être très intéressant, permettant de réduire les coûts de la recherche de talents et augmentant les chances de trouver rapidement le bon profil.
- L’entretien et grille d’entretien : l’entretien est une étape clé du processus de recrutement. Un outil comme une grille d’entretien va, en premier, permettre d’identifier les compétences (savoir faire, savoir être). En second, il permet de maintenir une ligne directrice sans oublier de questions ou d’informations essentielles lors de l’entretien. L’échange devient alors plus structuré, abordant plus facilement tous les points essentiels.
- L’assessment (ou évaluation) : outil de recrutement qui peut être utilisé pour évaluer les compétences, les traits de personnalité ou encore le potentiel futur des candidats. Il peut prendre la forme différents types de tests : psychologiques, d’entretiens de groupe ou de tests comportementaux. L’assessment d’améliorer la prise de décision et de réduire le risque d’erreur de recrutement, grâce aux tests effectués en amont pour voir comment les candidats réagissent dans des mises en situations spécifiques.
Quels outils de recrutement pour communiquer avec les candidats ?
Pour une communication optimale avec les candidats, des outils comme le portail candidat, les chabots ou encore l’automatisation des e-mails, vous aident à faciliter leur parcours candidat et leur assurer la meilleure expérience possible.
- Portail candidat : portail dédié où les candidats peuvent suivre l’avancée de leur candidature. Utiliser cet outil renforce la transparence du processus d’embauche et permet aux candidats de se sentir valorisés et impliqués, ce qui améliore considérablement l’expérience candidat.
- Chatbot : très pratiques, ils permettent d’automatiser les premières interactions avec les candidats qui peuvent avoir une réponse immédiate. Le chatbot offre non seulement une disponibilité continue pour le candidat, mais permet aussi de réduire la charge de travail des recruteurs.
- E-mail automatisé : ces communications rapides, automatisées et personnalisées améliorent encore une fois l’expérience des candidats. Les logiciels de recrutement intègrent souvent des fonctionnalités d’automatisation pour envoyer des accusés de réception, des confirmations d’entretien ou des retours après candidature.
Quels outils de recrutement pour l’onboarding ?
L’onboarding est le processus d’intégration du candidat dans l’entreprise. Il débute avant l’arrivée du candidat au sein de l’entreprise et il faut savoir le gérer correctement afin de maintenir un lien avec le candidat jusqu’à son arrivée.
Ce parcours d’onboarding peut se faire à travers différents outils comme des modules de formation en ligne, un livret d’accueil RH, des feedbacks d’expérience ou encore la rédaction d’un rapport d’étonnement.
Pourquoi utiliser des outils de recrutement ?
Comme nous l’avons vu, les outils de recrutement permettent aux recruteurs de gagner du temps, d’améliorer la qualité des recrutements et d’optimiser l’expérience candidat, et ce, à chaque étape du processus d’embauche.
- Gain de temps et efficacité : la gestion manuelle des candidatures est souvent chronophage et sujette à des erreurs. Avec un outil comme logiciel de recrutement, il devient possible d’automatiser des tâches qui prennent du temps, comme l’envoi d’accusés de réception ou le tri des CV. Les recruteurs peuvent profiter des avantages du logiciel ATS pour se concentrer sur des tâches stratégiques, comme les entretiens ou l’évaluation des compétences.
- L’amélioration de la qualité des recrutements : les outils de recrutement permettent d’optimiser les candidatures en garantissant que seuls les profils les plus adaptés sont retenus. Cela réduit le risque d’erreur d’un mauvais recrutement qui peut coûter cher à l’entreprise.
- L’optimisation de l’expérience candidat : plus un processus de recrutement est fluide et transparent, plus il attirera les meilleurs talents. Avec des outils de recrutement comme un chatbot ou des plateformes intuitives, qui fournissent des réponses rapides et efficaces, l’expérience des candidats sera souvent positive, même s’ils ne sont pas retenus.
Comment choisir le bon outil de recrutement ?
Le bon outil de recrutement est celui qui correspond et s’adapte aux besoins de l’entreprise, qui assure une utilisation simple et intuitive. Pour que le choix des outils de recrutement soit optimal et efficace, il faut ainsi :
- Identifier les besoins en recrutement de l’entreprise : une fois ces besoins clairement identifiés, par exemple au niveau des tâches ou des étapes de recrutement à optimiser, il sera plus simple de déterminer quel type d’outil répondra le mieux à vos attentes.
- Adapter le choix des outils au budget disponible : certaines entreprises vont préférer bénéficier de solutions un peu plus chères, mais tout-en-un, comme un ATS, tandis que d’autres opteront pour des outils moins onéreux, mais plus spécifiques, en fonction de leurs priorités.
- Former les équipes à l’utilisation des outils : si l’outil de recrutement doit être intuitif et facile à prendre en main, il faut aussi pouvoir former les recruteurs et les responsables RH afin d’optimiser son utilisation dès le départ. JobAffinity vous propose des sessions de formation ou des supports pour vous accompagner dans votre transition de recrutement.
- Tester les outils : avant de faire un investissement définitif, il est conseillé de tester les outils sélectionnés, afin d’évaluer leur compatibilité avec les systèmes existants dans l’entreprise. La plupart des logiciels de recrutement offrent des versions d’essai ou des démonstrations pour vous faire une idée.
- Faire un suivi régulier des performances des outils choisis : une fois que les outils de recrutement font partie du processus de recrutement, il est conseillé de surveiller régulièrement leurs performances. Cela correspond au suivi d’indicateurs clés, comme le temps moyen pour pourvoir un poste, le taux de conversion entre les étapes du processus ou encore la satisfaction des candidats. Si un outil ne répond pas aux attentes ou si les besoins de l’entreprise évoluent, il faudra ajuster en ajoutant ou en remplaçant certains outils.
Vous savez maintenant tout sur le top des outils de recrutement. Vous souhaitez optimiser votre processus de recrutement et gagner énormément de temps ? Demandez une démonstration de notre logiciel JobAffinity.