En digitalisant les processus RH, c’est-à-dire en intégrant des technologies numériques et des outils digitaux, les collectivités peuvent recruter plus rapidement, plus efficacement et offrir une meilleure expérience candidat. Grâce à des outils comme les ATS ou les SIRH, les services RH des services publics gagnent en réactivité, automatisent des tâches chronophages et améliorent la transparence du processus de recrutement.
Comment réussir cette transformation digitale des RH ? Enjeux, avantages, mise en œuvre, JobAffinity vous explique tout ce qu’il faut savoir sur la digitalisation des RH dans les collectivités.
- La digitalisation des RH dans les collectivités en résumé
- Qu’est-ce que la digitalisation des RH ?
- Quels sont les enjeux de la digitalisation des collectivités ?
- Quels sont les avantages de la digitalisation des RH dans le secteur public ?
- Quels sont les outils qui servent de levier à la digitalisation des RH ?
- Comment réussir la digitalisation des processus RH ?
La digitalisation des RH dans les collectivités en résumé
- La digitalisation RH permet aux collectivités de recruter plus efficacement, en automatisant les tâches, en simplifiant les candidatures et en améliorant l’expérience des candidats.
- Elle s’appuie sur des outils spécifiques comme les ATS, les SIRH, les portails candidats, les plateformes RH collaboratives ou encore l’intelligence artificielle.
- Les collectivités et le secteur public doivent composer avec des contraintes propres, telles que le statut des agents, les concours, les exigences de transparence et ou encore la diversité des métiers.
- La digitalisation RH répond à des enjeux de qualité, d’attractivité dans un objectif de modernisation du secteur public porté par l’État et la loi n° 2019-828 du 6 août 2019 de transformation de la fonction publique.
- Des solutions comme JobAffinity facilitent cette transition en proposant un outil de recrutement complet, conçu pour les collectivités et adapté aux exigences du service public.
Qu’est-ce que la digitalisation des RH ?
La digitalisation des ressources humaines désigne l’intégration d’outils digitaux et numériques dans les processus RH : gestion des candidatures, suivi des carrières, entretiens, formation, paie, etc. Concrètement, cela signifie remplacer certaines tâches manuelles ou papier souvent chronophages par des solutions digitales qui automatisent, simplifient et centralisent les processus.
La digitalisation, c’est ainsi repenser toute la gestion des ressources humaines à l’aide d’outils performants comme :
- Les SIRH (Systèmes d’Information Ressources Humaines), qui regroupent toutes les données RH dans une seule plateforme.
- Les ATS (Applicant Tracking System), qui permettent de mieux gérer les recrutements, depuis la réception des CV jusqu’à l’intégration d’un nouveau collaborateur.
- Les outils d’e-learning, pour former à distance, ou d’onboarding digitalisé, pour accueillir un nouveau collaborateur avec un parcours d’intégration structuré.
Quelles sont les spécificités de la digitalisation RH dans les collectivités ?
Dans les collectivités et le secteur public, la digitalisation RH doit composer et intégrer les spécificités comme :
- Des règles spécifiques : la gestion RH dans la fonction publique repose sur des textes réglementaires qui encadrent les droits et obligations des agents de la fonction publique. Chaque recrutement, mobilité ou évolution de carrière doit respecter des règles précises : concours, avancements d’échelon, commissions administratives paritaires, etc.
- Des profils de métiers variés : le secteur public regroupe une immense diversité de métiers. La digitalisation RH doit s’adapter à cette pluralité en offrant aux candidats des interfaces personnalisables et des filtres de recherche avancés pour faciliter le traitement des candidatures.
- Des exigences de transparence et d’égalité : les processus RH dans le public doivent garantir l’égalité de traitement des candidats et la transparence des décisions. L’enjeu ici est déontologique et juridique.
Quels sont les enjeux de la digitalisation des collectivités ?
La digitalisation des RH est un levier pour moderniser les collectivités et le secteur public dans son ensemble. Elle a pour objectif d’améliorer la qualité de service, de gagner en efficacité, et de renforcer l’attractivité du secteur public, tout en répondant aux objectifs de l’État.
L’amélioration de la qualité de service
Une des priorités est de répondre aux besoins des usagers du service public qui veulent plus de réactivité et d’efficacité, que ce soit dans le cadre d’une démarche administrative ou d’un recrutement. La digitalisation des processus en interne va permettre de réduire les délais et de proposer une expérience plus fluide.
Dans le recrutement du secteur public, cela signifie par exemple un meilleur suivi des candidatures, des réponses plus rapides aux postulants, et une meilleure gestion des demandes internes.
Renforcer l’attractivité du secteur public
Selon le rapport de France Stratégie de décembre 2024, 15 % des postes offerts aux concours de la fonction publique d’État n’ont pas été pourvus en 2022 (contre 5 % en 2108). Ces chiffres alertent sur le fait que la fonction publique semble de moins en moins attractive.
Toutefois, renforcer son attractivité est possible, notamment avec plus de fluidité dans les processus de recrutement. En effet, aujourd’hui, les candidats attendent des processus de recrutement modernes et facilement accessibles. La digitalisation RH des collectivités permet donc de capter et de séduire ces talents en évitant des procédures trop complexes.
Répondre aux objectifs de l’État
La loi n° 2019-828 du 6 août 2019 de transformation de la fonction publique vise à moderniser la gestion des ressources humaines dans le secteur public en introduisant des mesures qui favorisent l’agilité, la mobilité et l’efficacité, et notamment :
- Un recours élargi aux contractuels : les administrations peuvent plus facilement recruter sur contrat, même sur des postes de direction (article 16),
- Une mobilité interne facilité : l’article 71 permet la portabilité des CDI entre les 3 versants de la fonction publique (État, territoriale et hospitalière),
- Une meilleure gestion des carrières : l’article 27 remplace la notation par l’entretien professionnel annuel, comme modalité d’évaluation des agents publics,
- Un meilleur dialogue social et des outils RH : la négociation collective est renforcée et facilité. L’article 4 de la loi fusionne les comités techniques, les comités d’hygiène, de sécurité et de travail en une instance unique.
En parallèle, l’État a aussi mis en place des dispositifs pour accompagner cette transition comme :
- Le plan France Relance qui finance des projets de modernisation dans les administrations publiques. Il comprend notamment le déploiement du programme PORTALIS qui refond les systèmes et doit faciliter l’accès en ligne aux procédures judiciaires.
- Les fonds de la DINUM (Direction interministérielle du Numérique) destinés à soutenir les initiatives numériques dans le secteur public. Il y a, par exemple, le portail MesDroitsSociaux.gouv.fr qui permet aux citoyens de consulter l’ensemble de leurs droits sociaux.
- Les fonds de transformation numérique des collectivités territoriales qui permettent aux structures publiques d’investir dans des outils digitaux tout en bénéficiant d’un accompagnement formatif et financier. Par exemple, la Communauté d’agglomération du Grand Verdun a mis en place un guichet unique en ligne pour centraliser les démarches administratives des citoyens, telles que les demandes d’urbanisme, les inscriptions scolaires ou les démarches d’état civil.
Quels sont les avantages de la digitalisation des RH dans le secteur public ?
Même dans le milieu très réglementé que sont les services publics, la digitalisation des RH offre des avantages pour les services RH, les agents en poste et les candidats. Cette transition digitale permet notamment :
- D’optimiser les processus internes,
- D’avoir une meilleure expérience pour les candidats,
- D’améliorer le bien-être des salariés du public et la relation avec les usagers.
Une opportunité pour optimiser les processus RH
La digitalisation RH représente une grande opportunité pour les collectivités, car le digital est perçu comme un levier de performance. En effet, il améliore la gestion des données, facilite la prise de décision, automatise les processus (paie, congés, temps de travail, etc.) et favorise le travail collaboratif et à distance. Pour les collectivités, cela permet d’automatiser les tâches répétitives, de gagner du temps sur la gestion administrative et de rendre les informations plus facilement accessibles.
Résultat : les équipes RH peuvent se concentrer sur ce qui compte vraiment, c’est-à-dire l’accompagnement des agents, le développement des compétences, et la gestion des effectifs.
Une meilleure expérience candidat
Grâce à la digitalisation, les parcours de candidature sont plus simples, plus rapides et plus transparents. Les candidats peuvent postuler en ligne, suivre l’état de leur dossier, et recevoir des réponses plus réactives. Une bonne communication de recrutement, associée à des outils digitaux efficaces, permet de structurer les messages, de valoriser les offres d’emploi et de toucher les bons profils au bon moment.
Le pilotage RH devient, lui aussi, plus efficace, car les équipes peuvent suivre les effectifs en temps réel, visualiser les départs à venir, planifier les mobilités ou identifier des besoins en recrutement ou en formation.
L’amélioration du bien-être des agents du service public
Les outils digitaux apportent plus d’autonomie et de confort au quotidien des agents publics. Ils permettent un accès simplifié aux informations personnelles (droits à congés, bulletins de salaire, dossiers agent), une interaction plus directe avec les services RH, et une meilleure visibilité sur leur parcours professionnel.
La digitalisation encourage également le travail collaboratif, avec l’utilisation de plateformes partagées et de nouveaux modes de communication comme les messageries instantanées ou les espaces de projets en ligne. Par exemple, le Gouvernement Princier de Monaco a déployé Microsoft Teams dans le cadre d’une stratégie de transformation numérique. Cette initiative a également inclus un accompagnement au changement, avec des formations dispensées aux agents pour faciliter l’adoption de ces nouveaux outils numériques.
Quels sont les outils qui servent de levier à la digitalisation des RH ?
Pour digitaliser efficacement les RH dans le secteur public, il faut s’appuyer sur des outils adaptés à la modernisation et à la gestion des ressources humaines :
- Les ATS, ou logiciel de recrutement,
- Les SIRH,
- Les portails candidats,
- Les plateformes RH,
- L’intelligence artificielle.
Les ATS (Applicant Tracking System)
Les ATS, ce sont des logiciels de gestion des candidatures qui permettent de piloter l’ensemble du processus de recrutement : publication des offres, réception des CV, tri automatisé, planification des entretiens, et suivi des candidatures.
Pour les recruteurs publics, un ATS comme JobAffinity permet d’alléger la charge administrative liée aux concours ou aux campagnes de recrutement, tout en garantissant transparence, traçabilité et équité dans le traitement des candidatures. Ils permettent également de constituer un vivier de candidats qualifiés, mobilisable facilement lors de futures campagnes de recrutement.
Les SIRH (Systèmes d’Information des Ressources Humaines)
Les SIRH centralisent tous les volets de la gestion RH : carrière, paie, temps de travail, formation, absences, évaluation, etc. Dans le secteur public, ils doivent être compatibles avec les spécificités du statut (mobilité, titularisation, gestion collective) et offrir une grande sécurité des données.
Les portails candidats
Un portail dédié aux candidats permet de publier les offres d’emploi de manière centralisée et accessible, et d’assurer un parcours de candidature clair, fluide et efficace. Un bon portail candidat contribue à renforcer l’attractivité du service public, en répondant aux standards d’expérience utilisateur attendus aujourd’hui.
Les plateformes RH collaboratives
Les plateformes RH permettent aux agents, managers et services RH d’interagir plus facilement : demande de formation, validation d’absence, mise à jour de dossier, échanges autour des objectifs ou des mobilités, etc. Par exemple, le logiciel Kelio, utilisé par plusieurs collectivités et administrations, offre aux agents :
- Un accès en ligne à leurs informations personnelles,
- La possibilité de soumettre des demandes de congés ou de formations,
- Une gestion plus facile du télétravail,
- La validation de ces demandes en temps réel.
Très pratiques, ces plateformes favorisent la transparence, la réactivité et l’autonomie, tout en facilitant le télétravail et la transversalité entre les équipes.
L’intelligence artificielle
L’IA entre progressivement dans les outils RH du secteur public. Au service des collectivités, celle-ci peut :
- Analyser les CV pour proposer un premier tri,
- Suggérer des profils pertinents en fonction d’un poste à pourvoir,
- Anticiper les départs ou besoins futurs grâce à l’analyse prédictive,
- Personnaliser l’expérience candidat sur un portail.
Bien utilisée, l’intelligence artificielle ne remplace pas l’humain, mais vient en soutien à la décision RH, en particulier dans le traitement de grands volumes de données.
Comment réussir la digitalisation des processus RH ?
Réussir la digitalisation des processus RH dans les collectivités et dans le secteur public nécessite d’impliquer dès le départ les équipes RH afin de construire une solution alignée avec leurs besoins et les réalités qu’ils vivent au quotidien.
Il est également très important de choisir des outils de recrutement compatibles avec les spécificités du secteur public : conformité réglementaire, interopérabilité ou encore sécurité des données. Une formation adaptée doit accompagner la digitalisation pour garantir une prise en main efficace et limiter les résistances au changement de la part des agents publics.
De même, la réussite du projet repose sur une feuille de route claire qui :
- Définit les objectifs à atteindre (gain de temps administratif, amélioration de l’expérience utilisateur, meilleure gestion),
- Définit les étapes de déploiement de la solution (formation des agents par exemple),
- Définit les outils à mobiliser (ATS, SIRH, plateformes RH).
D’autre part, la communication interne entre les services RH, les managers et les agents est très importante pour expliquer correctement les changements, anticiper les besoins et garantir l’adhésion au projet.
Enfin, s’appuyer sur un partenaire comme JobAffinity et son ATS permet d’accompagner efficacement la collectivité dans sa transition numérique, en :
- Adaptant les processus existants,
- Formant les équipes,
- Assurant un suivi post déploiement.
La digitalisation des RH est un levier puissant pour moderniser le recrutement dans les collectivités et dans le secteur public, améliorer l’expérience candidat et renforcer l’efficacité des équipes. En structurant vos processus avec les bons outils, vous gagnez du temps, réduisez les erreurs et valorisez votre image employeur.
Chez JobAffinity, nous accompagnons les acteurs publics dans cette transition avec un logiciel de recrutement pensé pour les collectivités et pour les administrations publiques.
