En effet, il n’est jamais possible de recruter tous les candidats qualifiés pour un seul poste. Dans un contexte de marché de l’emploi toujours plus tendu, créer un vivier de talents est idéal pour combler un besoin urgent ou anticiper un futur recrutement avec les meilleurs profils.
Vous souhaitez faciliter vos processus de recrutement ? Intuition Software vous explique ce qu’est un vivier de candidats, ses avantages, comment créer une réserve efficace et comment entretenir ce vivier professionnel :
Le vivier de candidats en résumé
- Le vivier de candidats est une réserve de talents détenue par l’entreprise pour répondre aux besoins de recrutement de l’entreprise,
- Elle peut contenir des candidats ayant déjà postulé ou non à l’entreprise ou d’anciens collaborateurs,
- Le vivier professionnel assure un recrutement plus rapide, plus efficace, plus qualifié, et moins cher pour l’entreprise,
- Utiliser un ATS comme JobAffinity est le meilleur moyen de créer un vivier de candidats efficace.
Qu’est-ce qu’un vivier de candidats ?
Un vivier de candidats, aussi appelé vivier de talents ou vivier professionnel, est une base de données contenant des profils candidats prometteurs (ayant déjà postulé ou non à des offres de l’entreprise). Cette réserve est idéale pour les recruteurs, leur permettant de trouver plus facilement et plus rapidement des talents qualifiés lors d’un besoin de recrutement.
Ces candidats peuvent provenir de plusieurs sources :
- Candidature spontanée,
- Candidats non retenus lors d’un précédent recrutement (via une annonce ou le site carrière),
- Candidats provenant de viviers publics de candidats en ligne,
- Candidats provenant de réseaux sociaux (notamment LinkedIn),
- Candidats rencontrés lors d’événements professionnels, de salons ou de job dating,
- Anciens collaborateurs (salariés, stagiaires, alternants, intérimaires, freelances, etc.),
- Salariés faisant l’objet d’une mobilité interne,
- Candidats cooptés.
Pourquoi créer un vivier de candidatures ?
Le vivier professionnel est un outil essentiel de la stratégie RH, offrant de nombreux avantages aux recruteurs, particulièrement en cas de recrutement urgent. Ce vivier permet notamment de gagner un temps considérable sur la recherche et la sélection de candidats prometteurs pour un poste à pourvoir :
- Gagner du temps sur le processus de recrutement : ayant accès à une base de données structurée de profils candidats intéressants, le recruteur peut trouver plus rapidement des talents qui correspondent à un emploi à pourvoir. Il passe ainsi moins de temps sur la recherche chronophage de profils qualifiés ;
- Avoir des candidats de meilleure qualité : les talents enregistrés dans un vivier professionnel étant des talents déjà examinés (rencontrés ou non lors d’un précédent recrutement), le recruteur est assuré d’avoir les meilleurs profils qualifiés pour le poste à pourvoir. De plus, le vivier étant entièrement en ligne, les talents peuvent provenir du monde entier ;
- Réduction des coûts de recrutement : disposant d’un vivier de talents en interne, l’entreprise réalise des économies sur son recrutement, notamment lors d’urgences de recrutement. Il n’a pas besoin de rédiger une nouvelle annonce, de la poster sur plusieurs plateformes, d’en faire la promotion et d’attendre des candidatures de qualité ;
- Amélioration de la marque entreprise : créer et entretenir un vivier de candidatures permet à l’entreprise d’améliorer son image et son attractivité auprès de talents potentiels. En effet, répondre aux candidats non retenus, leur indiquant que vous conservez leur CV dans un vivier, et maintenir les relations avant d’anciens candidats ou salariés renforce votre image et donne envie de postuler à vos offres.
Comment créer un vivier de talents de qualité ?
Afin de vous assurer d’obtenir un vivier de candidats utile qui optimise efficacement votre processus de recrutement, de bonnes pratiques de création et d’organisation sont à mettre en place :
- Choisir le bon outil,
- Collecter les candidatures,
- Retenir les candidats non retenus,
- Trier les profils sélectionnés,
- Organiser le vivier de candidatures,
- Mettre à jour le vivier de talents,
- Assurer une confidentialité conforme des données candidats.
Choisir le bon outil
Afin de créer, d’utiliser et d’entretenir un vivier professionnel pratique et efficace, il est essentiel d’utiliser un logiciel ATS. En effet, s’il est possible de créer un vivier professionnel avec un tableur (Excel ou Google Sheet), ces outils basiques trouvent rapidement leurs limites : travail humain chronophage et constant, manque de fonctionnalités, limites collaboratives, obsolescence des données, erreurs humaines potentielles, etc.
Le logiciel ATS, comme notre logiciel de recrutement JobAffinity, vous permet de gagner énormément de temps sur la mise en place et le maintien d’un vivier de candidats, vous assurant d’avoir une base de données automatiquement structurée et organisée, et facilement activable.
Avec notre logiciel de recrutement JobAffinity, vous pouvez :
- Centraliser et gérer toutes vos candidatures (profils, expérience, parcours, échanges) dans un espace unique et personnalisé ;
- Personnaliser vos viviers de candidats, en créant autant de bases distinctes et sur mesure que nécessaire, en accord avec vos besoins spécifiques. Vous pouvez aussi ajouter des « tags » pour personnaliser chaque profil selon des critères spécifiques : origine du sourcing, compétences, expérience, etc.
- Affiner vos recrutements, grâce à une recherche pratique via des filtres avancés et un tri efficace en quelques clics ;
- Évaluer et prévisualiser les CVs, pour analyser rapidement les compétences des talents ;
- Partager collaboratif du vivier et des profils, avec tous les collaborateurs de l’entreprise, pour avoir un regard collectif sur les candidats ;
- Garantir une conformité RGPD, en obtenant le consentement des candidats.
Collecter les candidatures
Si votre entreprise possède une marque employeur forte, vous recevrez régulièrement des candidatures, que ce soit par mail ou sur votre site carrière. Pour alimenter votre vivier de candidats, vous devez étudier minutieusement les candidatures et collecter celles qui sont qualifiées ou qui ont du potentiel, même si elles ne correspondent pas aux besoins actuels de l’entreprise.
Pour optimiser ce processus, il est donc important d’avoir une marque employeur forte qui va attirer des candidats prometteurs et qualifiés et les poussent à vous contacter. Et afin d’avoir une réserve de candidature riche et diversifiée, il est crucial de faire varier vos sources. La collecte va donc s’appliquer aux candidatures en ligne, celles reçues lors de salons professionnels ou d’événements de jobs dating, celles d’anciens collaborateurs ou de candidats cooptés, etc.
Retenir les candidats non retenus
Lorsque vous recrutez pour un poste à pourvoir, vous disposez toujours d’une shortlist de candidats pertinents avant de faire votre choix. Tous les candidats que vous n’allez pas retenir ayant du potentiel, il est essentiel de les ajouter à votre vivier de talents, leur profil pouvant correspondre à un futur besoin.
Il est également important de conserver le contact avec eux, pour maintenir la relation, se tenir informé de leur évolution et continuer de leur donner envie d’intégrer l’entreprise.
Trier les profils sélectionnés
Une fois votre vivier de candidatures établi, vous devez vous assurer de n’avoir que des profils qualifiés ou prometteurs pour l’entreprise, correspondant à son image et à sa culture. Ces profils doivent aussi posséder des compétences, de savoir-faire ou de savoir-être, nécessaires à la croissance de l’entreprise ou à ses projets de développement.
Organiser le vivier de candidatures
Une fois les candidats sélectionnés, il est essentiel de pouvoir les identifier rapidement, afin de les retrouver lors d’un besoin en recrutement. Pour cela, il faut ajouter des informations clés :
- Nom et coordonnées,
- Type de métier visé,
- Compétences (hard skills, soft skills, mad skills),
- Source du profil (candidature spontanée, candidat non retenu, ancien collaborateur, etc.),
- Références et liens professionnels,
- Zone géographique,
- Historique des échanges avec l’entreprise,
- Notes diverses.
Ces informations peuvent être filtrées via un système de « tags » ou de mots-clés. Par exemple, si vous cherchez des candidats pour un poste de Community Manager à Marseille qui sait utiliser la suite Creative Cloud d’Adobe, vous pouvez rechercher les mots suivants : « community manager » (métier), « marseille » (zone géographique), « adobe » (compétence).
Mettre à jour le vivier de talents
Mettre régulièrement à jour votre vivier professionnel vous garantit une base de données fiable et constamment utilisable. En effet, au fil de l’utilisation et de l’alimentation de votre vivier professionnel, les candidats retenus peuvent évoluer : changement de poste, gain de compétences recherchées, déménagement, réorientation, etc.
Vous devez ainsi faire une veille régulière pour ajouter de nouveaux profils, supprimer ceux en poste ou ayant changé de métier, et mettre à jour les informations des profils du vivier : coordonnées, compétences acquises, nouvelle expérience, reconversion, etc.
Assurer une confidentialité conforme des données candidats
Votre vivier de candidatures contenant des informations personnelles sur les candidats, vous êtes obligés de vous conformer aux normes de la RGPD. Vous devez ainsi informer les candidats de la collecte et de la conservation de leurs données personnelles. Ceux-ci pourront accepter la collecte, s’y opposer ou en demander l’accès, pour corriger ou supprimer de leurs données.
Vous devez également déclarer vos viviers de candidats à la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés).
Comment entretenir votre vivier professionnel ?
Pour entretenir votre vivier de candidatures, et rester en relation avec les différents profils prometteurs ou les anciens collaborateurs, vous devez l’animer régulièrement. Cela peut passer par :
- Une réponse aux candidatures spontanées non retenues, indiquant que vous conservez leur CV dans un vivier,
- Une réponse aux candidatures non retenues lors d’un recrutement, indiquant que vous gardez leur profil, même s’il ne correspond pas au besoin actuel,
- L’envoi de mails personnalisés, demandant des informations sur les candidats, leur évolution professionnelle, la mise à jour de leurs données personnelles ou indiquant les offres actuelles qui leur correspondent,
- L’envoi d’une newsletter mensuelle ou trimestrielle, indiquant les évolutions de l’entreprise, le lancement d’une nouvelle activité, les campagnes de recrutement actuelles, les événements professionnels prévus, etc,
- Le suivi les talents prometteurs sur les réseaux sociaux professionnels,
- La création d’articles informationnels pertinents.
Le but d’entretenir votre vivier professionnel est de rester dans l’esprit des candidats, de rester au courant de leurs évolutions (et de leurs informations personnelles) et, ainsi, de continuer de leur donner envie de postuler et d’intégrer l’entreprise lors d’un prochain recrutement. Ce contact régulier avec les talents potentiels renforce également la marque employeur et pourra faciliter les prochains processus de recrutement.
Une fois votre vivier de candidats créé et entretenu, vous pourrez mesurer son efficacité grâce à plusieurs indicateurs : taux de conversion (nombre de profils du vivier embauchés), taux de réponse des candidats, temps moyen de recrutement (réduction ou non des délais grâce au vivier), coût de l’embauche, etc.