Reconnaître les signes qu’il est temps d’adopter un ATS (Applicant Tracking System) est la clé pour recruter plus vite, réduire les erreurs et améliorer l’expérience des candidats. Processus de recrutement manuels chronophages, CVs non qualifiés nombreux, contacts de talents potentiels égarés, plusieurs indicateurs révèlent que les outils de recrutement, sans ATS, atteignent leurs limites et ne suffisent plus pour bien recruter.
Vous n’avez pas encore rejoint les 80 % des recruteurs en France qui ont adopté un ATS en 2024 (étude de Hellowork) ? JobAffinity vous présente les 10 signes les plus révélateurs qu’il est temps de mettre en place un ATS et d’optimiser vos processus de recrutement.
Un processus de recrutement trop long
Un recrutement qui prend trop de temps est l’un des premiers signaux d’alerte sur le manque d’un outil ATS. En effet, lorsque la publication d’une offre, le tri des candidatures et la planification des entretiens prennent plusieurs semaines, l’entreprise risque d’augmenter les coûts de recrutement, de perdre les meilleurs profils, et de recruter le mauvais candidat pour le poste.
Cela entraîne d’autres conséquences négatives :
Frustration des candidats qui subissent des délais de réponse trop longs.
Surcharge de travail pour les équipes RH qui ont un trop-plein de tâches administratives.
Dégradation de la marque employeur.
Ce qu’apporte un ATS : un ATS accélère chaque étape clé du processus :
La publication d’offres d’emploi se fait en un clic sur plusieurs plateformes.
Le tri des candidatures est automatisé grâce à des filtres précis.
La planification des entretiens s’effectue directement dans l’outil via des calendriers synchronisés.
Selon l’APEC, la durée moyenne d’un processus de recrutement en France est aujourd’hui de douze semaines, alors que 52 % des cadres attendent un retour en moins de trois semaines et 90 % souhaitent passer au maximum trois entretiens. En fluidifiant le processus de recrutement, un ATS permet aux équipes RH de se concentrer sur ce qui compte vraiment : évaluer et sélectionner les meilleurs talents.
Des données candidats non centralisées
Lorsque les informations sur les candidats se trouvent dispersées et ne sont pas centralisées en un seul endroit, il devient difficile d’identifier rapidement les bons profils, de retrouver l’historique d’un candidat ou de collaborer en interne.
Cela a pour conséquence d’entraîner :
Une perte de temps pour chercher une information ou un profil.
Le risque d’erreurs dans le traitement des candidatures.
Le risque de manquer un candidat qui aurait déjà postulé, mais qui n’a pas été conservé ou communiqué.
Ce qu’apporte un ATS : un ATS centralise toutes les données dans une base unique, accessible à l’ensemble des recruteurs et des managers. Les informations des candidats (CV, historique des candidatures, échanges, évaluations) sont regroupées au même endroit et les mises à jour se font en temps réel.
L’ATS fait aussi partie des étapes clés dans la digitalisation RH, transformant la manière dont les équipes gèrent les candidatures et permettant de travailler de manière plus efficace, sans laisser passer des opportunités.
La publication des offres manuelle et chronophage
Diffuser une offre d’emploi, lorsqu’il faut la publier manuellement sur différentes plateformes ou sur les réseaux sociaux, devient rapidement une tâche très chronophage. En effet, chaque plateforme demande une saisie spécifique ou une mise en page différente, ce qui implique un processus manuel fastidieux.
Cela entraîne plusieurs problématiques :
Du retard dans la diffusion des annonces.
Une baisse de visibilité par rapport à des concurrents plus rapides.
Une surcharge de travail pour les recruteurs.
Des possibles erreurs de saisie ou des oublis.
Ce qu’apporte un ATS : un ATS simplifie radicalement la diffusion des offres d’emploi en rédigeant une seule annonce qui peut être publiée automatiquement sur plusieurs jobboards, réseaux sociaux ou encore sur le site carrière de l’entreprise. Cette diffusion multicanale en un clic permet aux recruteurs de se concentrer sur le suivi des candidatures, plutôt que sur la gestion répétitive des publications.
Des doublons de candidatures
Recevoir plusieurs fois le même CV pour un poste est une situation que les recruteurs connaissent bien, lorsque les candidatures reçues ne sont pas centralisées. Un même candidat peut postuler via différents canaux (site carrière, jobboard, cooptation), et, sans outil adapté, chaque candidature est traitée comme une nouvelle.
Ces doublons vous avoir des impacts importants sur le processus de recrutement :
Surcharge administrative.
Risque d’erreurs dans l’évaluation.
Manque de visibilité sur l’historique du candidat.
Baisse d’efficacité.
Ce qu’apporte un ATS : un ATS détecte automatiquement les doublons et regroupe toutes les informations d’un candidat sur une fiche unique. Qu’il postule une fois ou dix fois, le recruteur conserve une vision claire de son parcours et de ses interactions avec l’entreprise. Cette consolidation permet de suivre plus efficacement l’évolution des candidatures.
Des problèmes de planification des entretiens
Lorsqu'il n’y a pas d’outil de planification à disposition, la planification des entretiens peut rapidement devenir complexe. Coordonner les disponibilités des candidats, des recruteurs, et des managers, peut prendre du temps et multiplie les risques d’erreurs : créneaux en doublon, oublis ou reports de dernière minute.
Ces obstacles détériorent le processus de recrutement, mais surtout, l’expérience candidat, et nuisent, in fine, à l’image de l’entreprise.
Ce qu’apporte un ATS : un ATS propose des outils de planification intégrés et synchronisés avec les calendriers des équipes. Les candidats peuvent sélectionner directement un créneau disponible, tandis que le système gère automatiquement les confirmations, les rappels et les mises à jour. Cette automatisation réduit les erreurs, accélère la coordination et assure un déroulement plus fluide du processus d’entretien.
Des processus de sélection peu efficaces
Lorsqu’un processus de sélection est trop long ou mal organisé, il perd en efficacité. Les retards de réponse s’accumulent, la coordination entre les acteurs se dégrade, les entretiens deviennent mal gérés et, au final, le risque de recruter la mauvaise personne augmente.
Cela a pour conséquence de :
Démotiver les meilleurs profils qui vont aller voir ailleurs.
Une mauvaise efficacité des équipes RH qui se perdent dans des tâches répétitives ou dans des échanges inutiles.
Une perception globale de l’entreprise qui se dégrade.
Des mauvaises décisions et des mauvais recrutements qui peuvent coûter cher à l’entreprise.
Ce qu’apporte un ATS : un ATS structure et automatise chaque étape de la sélection du candidat. Il permet de définir des critères objectifs, de centraliser les évaluations des différents interlocuteurs, et d’automatiser les relances. Les étapes sont ainsi plus fluides, mieux suivies et alignées avec les besoins réels du poste. Cette organisation améliore la rapidité des décisions, garantit plus de transparence et augmente les chances d’attirer et de retenir les meilleurs talents.
L’optimisation du processus de sélection grâce à un ATS peut réduire de 60 % la durée d’un cycle d’embauche, selon une étude LinkedIn.
Une mauvaise communication candidats, recruteurs
La communication de recrutement joue un rôle central dans l’expérience candidat. Lorsqu’elle est inefficace (absence d’accusé de réception, retards dans les réponses, manque d’informations sur les étapes à venir), les candidats risquent de rester avec une mauvaise image de l’entreprise, qu’ils peuvent diffuser auprès d’autres candidats.
Les conséquences sont directes pour l’entreprise :
Une image employeur affectée.
Un taux de désengagement plus élevé.
La perte de talents.
Une coordination en interne compliquée.
Ce qu’apporte un ATS : un ATS automatise et personnalise les échanges tout au long du parcours candidat. Les accusés de réception sont envoyés instantanément, les rappels d’entretien s’activent automatiquement et des messages personnalisés peuvent être programmés à chaque étape. Cette communication continue renforce la relation de confiance avec les candidats et facilite la collaboration interne entre les différents acteurs du recrutement.
Le manque d’analyse et de suivis
Sans outils adaptés, il est difficile de mesurer l’efficacité des actions de recrutement. Les données essentielles qui proviennent des candidatures, du taux de conversion, de la durée moyenne d’un recrutement ou encore des coûts par embauche, sont dures à évaluer.
Ce manque d’analyse entraîne plusieurs conséquences :
Les décisions se basent sur des impressions plutôt que sur des faits, ce qui limite la capacité à optimiser les processus.
L’entreprise ne sait pas quels canaux sont les plus efficaces, combien de temps prend réellement un recrutement, ni où se trouvent les points de blocage pour optimiser leurs processus.
Cela génère des dépenses mal orientées et une perte de compétitivité face à des concurrents capables d’ajuster leurs actions en temps réel.
Ce qu’apporte un ATS : un ATS fournit des tableaux de bord complets et des indicateurs pour piloter le recrutement. Les données sont centralisées et présentées de manière claire et chiffrée. Grâce à cette visibilité, les décisions deviennent plus stratégiques, et les processus peuvent être continuellement améliorés en fonction des feedbacks.
Un ATS permet même d’anticiper les besoins grâce au recrutement prédictif, en s’appuyant sur des données fiables pour projeter les futures embauches.
Un vivier de talents qui ne se développe pas
Un vivier de talents désigne la base de candidats déjà identifiés par l’entreprise (anciens postulants, profils rencontrés lors de salons, candidatures spontanées) pour lui permettre de disposer rapidement de profils qualifiés dès qu’un poste s’ouvre.
Lorsqu’il n’est pas bien géré, l’entreprise doit repartir de 0 à chaque recrutement, sans capitaliser sur les candidatures passées. Ce manque de gestion et de développement du vivier de candidats fait perdre du temps, des opportunités et la fidélisation des candidats.
Ce qu’apporte un ATS : un ATS permet de constituer, d’organiser et de développer un vivier de talents actif. Les profils sont centralisés, classés par compétences, expérience ou disponibilité, et peuvent être réactivés grâce à des campagnes de communication ciblées. Cette gestion proactive facilite l’identification rapide de candidats pertinents dès qu’un poste s’ouvre.
Une baisse de la productivité et une augmentation du turnover
Quand les équipes RH consacrent plus de temps aux tâches administratives qu’au recrutement, la productivité globale est impactée. Le traitement manuel des candidatures, la gestion des échanges par mail ou l’absence de centralisation font perdre énormément de temps, sans pour autant apporter de la valeur ajoutée.
Cette mauvaise efficacité impact l’organisation, car :
Les postes restent vacants plus longtemps, ce qui surcharge les équipes en place et accroît leur stress.
La mauvaise gestion des entretiens et des sélections favorise le turnover.
Les RH, surchargés par des tâches administratives, sont moins disponibles pour les employés.
Le climat de travail se détériore, car les équipes manquent de ressources et subissent des délais prolongés avant de voir arriver du renfort.
Ce qu’apporte un ATS : un ATS automatise les tâches chronophages et recentre les recruteurs sur leur cœur de mission : identifier, évaluer et fidéliser les talents. Grâce à une meilleure efficacité opérationnelle, les délais de recrutement diminuent, les postes sont pourvus plus rapidement, et la charge de travail des équipes est allégée. L’entreprise gagne ainsi en productivité et limite le turnover en offrant des conditions de travail plus stables et mieux organisées.
Processus trop longs, données non centralisées, communication insuffisante, identifier les signes qui indiquent que vos outils actuels atteignent leurs limites vous permettra de sauter le pas et de vous simplifier la tâche en choisissant un ATS pour vos recrutements.
Choisissez l’ATS JobAffinity pour simplifier vos recrutements
Chez JobAffinity, nous sommes convaincus qu’un ATS doit être pensé par des recruteurs pour des recruteurs. Notre mission est claire : rendre le recrutement plus efficace, plus collaboratif et plus humain. Notre logiciel de recrutement simplifie vos tâches administratives, accompagne vos équipes RH au quotidien, en leur donnant les moyens d’attirer, d’évaluer et de fidéliser les meilleurs talents.
Avec JobAffinity, votre processus de recrutement devient plus, grâce à :
Une diffusion des offres d’emploi en 1 clic.
Une centralisation des candidatures.
Une meilleure collaboration avec votre équipe.
La constitution de viviers de candidats.
Le suivi des statistiques pour toujours optimiser le recrutement.
Vous souhaitez découvrir comment un JobAffinity peut transformer vos processus de recrutement ? Nos équipes sont à votre disposition pour vous accompagner et vous présenter une solution pensée pour la performance.
FAQ
Un ATS est-il adapté aux petites structures ou uniquement aux grands groupes ?
Souvent modulables, et proposées à des tarifs accessibles, les ATS conviennent aussi bien aux PME qu’aux entreprises de taille intermédiaire et grandes entreprises. Vous pouvez ainsi débuter avec les fonctionnalités de base et ajouter d’autres options au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise.
Combien de temps faut-il pour déployer un ATS ?
Avec JobAffinity, le déploiement de votre ATS est très rapide : une mise en place simple est opérationnelle au bout de 2/3 jours. Cela inclut la configuration de base : création de l’espace recruteur, ajout des utilisateurs, modèles d’annonces, premières offres publiées et centralisation des candidatures.
En revanche, si vous souhaitez une intégration complète : connexion aux jobboards, au site carrière, aux outils internes de suivi et reporting, il faut généralement compter plusieurs jours, selon vos besoins et la disponibilité des équipes.
Quels indicateurs suivre pour évaluer l’impact d’un ATS ?
Pour mesurer l’impact d’un ATS, vous pouvez suivre plusieurs indicateurs clés de performance (KPI) :
Time-to-hire : délai entre la candidature d’un candidat et son embauche. Il mesure la rapidité et l’efficacité du processus de sélection.
Time-to-fill : temps nécessaire entre l’ouverture d’un poste et sa prise de fonction. Il permet d’évaluer la capacité de l’entreprise à pourvoir rapidement ses besoins en ressources.
Taux de conversion des candidatures : proportion de candidats qui passent d’une étape à l’autre. Cet indicateur montre l’efficacité du processus à sélectionner les bons profils.
Engagement et satisfaction des candidats : à travers des enquêtes ou des retours directs, cet indicateur mesure l’expérience vécue par les candidats et l’image employeur associée.